英文ビジネスレターについて #1

英語でビジネスレターやメールを書くとき、いくつかのシンプルなポイントを抑えておけば大きなミスを避けられるかもしれません。そのコツをいくつか、数回に渡ってご紹介。2回目はこちら

英文ビジネス文書のメインゴールを把握しましょう

ビジネス文書はコミュニケーションに尽きます。読み手のことを考え、できれば読み手のことをよく知った上で書くととてもいいです。内容はしっかりと明確にして、文書の目的を確実に果たすように心がけましょう。曖昧なことは書かないように。日本の文書では、時には曖昧にする表現が見受けられますが、これは英文ビジネス文書では混乱や誤解を招くことになってしまいます。

どのような印象を相手に与えるか

実際に会ったことのない相手であればなおさら、英文ビジネス文書の内容、スタイルで印象が変わってきます。例えば、気がきいた手紙や丁寧なメール、英語においては”you”を常に念頭におきましょう。Thank you for…やYou might enjoy,,. など。自分ことばかり、”I”を連発しないように。欧米のビジネスはプロフェッショナルな関係性を保つことが何よりも大切になります。日本のように接待をしてだんだん仲良くなって商談をすすめるという文化はありません。

記録として残す

ビジネス文書はあとから記録として見返すときに重要になります。このことからも、英文ビジネス文書はクリアーな内容でなければいけません。手紙とは違ってメールですと、ついつい自分も相手も状況が理解できてる前提で言葉足らずの内容を送ってしまいがちです。英文ビジネス文書はあとから記録として使うことが多々あり、場合によっては裁判の証拠資料になります。ディスカバリーというプロセスですが、日本でもありますがアメリカのほうが進んでいます。最後に重要なのは、一度送ったビジネス文書はより多数の人たちにあとから読まれる可能性が十分あることを認識することです。メールは特に、特定の相手に送るつもりで書いたものでも、転送される可能性が常にあります。