英文ビジネスレターについて#2 文章の建付け方

英語でビジネスレターやメールを書くとき、いくつかのシンプルなポイントを抑えておけば大きなミスを避けられるかもしれません。そのコツをいくつか、数回に渡ってご紹介。今回はその2回目です。1回目はこちらから

読み手にフレンドリーに

英文ビジネス文書では必ず読み手にフレンドリーにしなければいけません。フレンドリーと言っても、友達感覚という意味ではなく、相手の立場に立って読みやすいようにするということです。具体的には、フォーマット、内容、言葉遣いはすべて明確にしましょう。また、ひと目で見て整っている状態に。最初の言葉はしっかりと核心をつくようにして、何がいいたいのか読み手に苦労させるようではいけません。あたかも読み手と会話をしているかのように、簡潔に書きましょう。このことを心がけるだけでだいぶ文章が変わってきます。

個性をどう出すか

英文ビジネス文書におけるトーン(語調)は、読み手に与える印象を大きく左右します。固くなり過ぎず、読み手を一番に考えましょう。ドライすぎると無愛想に思われてしまいますし、話し言葉で書いてしまうとプロフェッショナル感を欠いてしまいます。理想はほどよくリラックスした、ぎこちなさがない語調です。これは練習と経験が必要ですが、だんだんと身についてくると思います。

プロフェッショナル感

プロフェッショナル感は忘れないようにして、たとてメールであっても形式はちゃんとしたものにしましょう。あくまでビジネスの場で読まれることを念頭におき、誰に読まれても問題ないようにすると良いと思います。欧米では結構クリアな文章が好まれる反面、あまり唐突すぎる内容は嫌われてしまうことも。意外と繊細な内容も必要なのです。いきなりダイレクトな文章もおすすめできません。やはり読み手を一番に考えて文章を構成すると良くなると思います。